Zoho has taken an important step in improving the customer experience by recently introducing a native Zoho CRM integration with WhatsApp Business. This integration allows businesses to connect with their customers more effectively through a popular and widely used messaging platform. With the integration of Zoho CRM and WhatsApp Business, sales and customer service teams can interact with customers in a faster and more personalized way, resulting in improved customer satisfaction and a boost in sales. In addition, the integration also enables the tracking of customer conversations, helping businesses better understand their needs and preferences so they can offer products and services tailored to them. 

Some of the key functionalities offered by this integration are: sending and receiving messages from the CRM, history of exchanged messages, sending and receiving voice messages, sending and receiving promotional messages in bulk, generating automatic notifications and reminders, and sending and receiving messages from the CRM.

As for limitations, there are a few things to keep in mind: if you want to use an existing phone number, the owner of the line must go through a porting process with the phone company to release the desired number. This process can be tedious and take about a month. In addition, integration with an existing phone number prevents access to WhatsApp or WhatsApp Business applications from that phone number, you will only be able to access from the CRM. Also, it does not allow you to make or receive voice calls or video calls, only exchange written messages and voice messages.

The basic requirement for the integration is to have a Facebook Business Suite account. The duration of the integration process is approximately 10 hours and includes the gathering of requirements with the client, the implementation of the integration, the creation of related lists in CRM modules, quality tests and customer support.

The cost of using the WhatsApp Business platform varies by country. It is charged for individual conversations with a duration of 24 hours from the time initiated by the user. The price depends on the category of the conversation: marketing, utility, authentication or service.

In summary, the integration of Zoho CRM with WhatsApp Business provides a great advantage to small and medium-sized businesses, as it allows them to communicate with their customers on a large scale in a centralized way from their CRM, and is an excellent tool to improve customer relationships and increase efficiency in managing interactions, thus strengthening brand reputation and boosting business success.

The main advantage of Zoho CRM is its ability to integrate in an efficient and automated way all the applications needed for business management, making it a useful and easy to use tool. In the specific case of events and calendar management, a useful integration could be between TicketSpice and Zoho CRM. 

This integration is possible through the development of an extension, however in this case we chose to implement it using Zapier, which was cost effective and saved time.

Since Zapier's testing framework is limited, it is important to perform a previous analysis of the tools to be integrated, in order to determine the integration possibilities and adjust the necessary elements in each app so that the required information appears.  

The unidirectional integration allowed that when the customer provided the event details and made the payment, a Deal was created in the CRM with all these data included and also a contact associated with the customer's personal information. An event was also generated in the Google Calendar with the specific details of the activity and participants.  During implementation, some issues were encountered with missing fields, but were resolved by updating or modifying features in TicketSpice. 

Test forms were created to conduct the extensive testing required prior to implementation.  In conclusion, while it is felt that Zoho Backstage would be the best option to integrate with Zoho CRM, the choice of using Zapier to integrate TicketSpice was due to customer preferences.

In any case, using Zapier to integrate the CRM with third parties is a viable, simple and effective alternative.

Zoho ha dado un paso importante en la mejora de la experiencia del cliente al introducir recientemente una integración nativa de Zoho CRM con WhatsApp Business. Esta integración permite a las empresas conectarse con sus clientes de manera más efectiva a través de una plataforma de mensajería popular y ampliamente utilizada. Con la integración de Zoho CRM y WhatsApp Business, los equipos de ventas y atención al cliente pueden interactuar con los clientes de manera más rápida y personalizada, lo que da lugar a una mejor satisfacción del cliente y a un impulso en las ventas. Además, la integración también permite el seguimiento de las conversaciones con los clientes, ayudando a las empresas a entender mejor sus necesidades y preferencias para poder ofrecer productos y servicios adaptados a ellos. 

Algunas de las funcionalidades clave que ofrece esta integración son: enviar y recibir mensajes desde el CRM, historial de mensajes intercambiados, envío y recepción de mensajes de voz, envío masivo de mensajes promocionales , generación de notificaciones y recordatorios automáticos , respuestas automáticas, mensajes interactivos, generación automática en el CRM de nuevos leads o contactos a partir de la comunicación en WhatsApp, configuración de permisos de acceso a los chats por usuario del CRM y compartición de documentos.

En cuanto a las limitaciones, hay algunas cosas a tener en cuenta: si se desea utilizar un número de teléfono existente, el dueño de la línea debe realizar un proceso de portabilidad con la compañía telefónica para liberar el número deseado. Este proceso puede ser tedioso y durar aproximadamente un mes. Además, la integración con un número de teléfono existente impide acceder a las aplicaciones de WhatsApp o WhatsApp Business desde ese número de teléfono, solo podrá acceder desde el CRM. Asimismo, no permite realizar ni recibir llamadas de voz ni videollamadas, solo intercambio de mensajes escritos y mensajes de voz.

El requisito básico para realizar la integración es contar con una cuenta en Facebook Business Suite. La duración del proceso de integración es de aproximadamente 10 horas e incluye el levantamiento de requisitos con el cliente, la implementación de la integración, la creación de listas relacionadas en módulos del CRM, pruebas de calidad y asistencia al cliente.

El costo del uso de la plataforma de WhatsApp Business varía según el país. Se cobra por conversaciones individuales con una duración de 24 horas a partir de iniciada por el usuario. El precio depende de la categoría de la conversación: marketing, utilidad, autenticación o servicio.

En resumen, la integración de Zoho CRM con WhatsApp Business  brinda una gran ventaja a pequeñas y medianas empresas, ya que les permite comunicarse con sus clientes a gran escala de manera centralizada desde su CRM, y es una excelente herramienta para mejorar la relación con los clientes y aumentar la eficiencia en la gestión de las interacciones, fortaleciendo así la reputación de la marca e impulsando el éxito empresarial.

La ventaja principal de Zoho CRM es su capacidad para integrar de manera eficaz y automatizada todas las aplicaciones necesarias para la gestión empresarial, lo que lo convierte en una herramienta útil y fácil de usar. En el caso específico de los eventos y la gestión de calendarios, una integración útil sería entre TicketSpice y Zoho CRM. 

La integración es posible realizarla mediante el desarrollo de una extensión, sin embargo en este caso se optó por llevarlo a cabo utilizando Zapier, lo que resultó rentable y ahorra tiempo. 

Aunque el marco de pruebas de Zapier es limitado, es importante realizar un análisis previo de las herramientas a integrar, para determinar las posibilidades de integración y ajustar en cada app los elementos necesarios para que aparezca la información requerida. 

La integración unidireccional permitió que cuando el cliente proporcionaba los detalles del evento y realizaba el pago, se creara un Deal en el CRM con todos estos datos incluidos y además un contacto asociado con la información personal del cliente. También se generó un evento en el calendario de Google con los detalles específicos de la actividad y los participantes.  Durante la implementación, se encontraron algunos problemas con campos que no aparecían, pero se resolvieron mediante la actualización o modificación de las características en TicketSpice. 

Se crearon formularios de prueba para llevar a cabo las pruebas exhaustivas necesarias antes de la implementación.  En conclusión, si bien se considera que Zoho Backstage sería la mejor opción para integrar con Zoho CRM, se optó por utilizar Zapier para integrar TicketSpice debido a las preferencias del cliente.

En cualquier caso, el uso de Zapier para integrar el CRM con terceros es una alternativa viable, sencilla y efectiva.

“Los conceptos sin intuiciones están vacíos,   las intuiciones sin conceptos están ciegas”

Kant, I: Crítica de la razón pura, La lógica trascendental, I (1781)

Zoho CRM es una excelente herramienta para implementar no solo el proceso de ventas de una agencia de viajes, sino también su proceso de operaciones.

Zoho CRM es una herramienta genérica, de propósito general que ha sido diseñado para cualquier tipo de negocios. Implementar el proceso de ventas de una agencia de viajes  requiere de un proceso de personalización de Zoho CRM. Este proceso implica alinear los conceptos nativos del CRM con los conceptos que se manejan en el negocio de los servicios turísticos.

En este artículo le explicaré las entidades del negocio de viajes. Un tema en el que he trabajado en los últimos años en Zeus4. El objetivo es explicitar por  su nombre los conceptos  involucrados en el negocio. Un paso necesario antes de cualquier emprendimiento para usar un CRM en una agencia de viajes.

Y es que los conceptos (entidades del negocio) son los candidatos a ser representados por los módulos del CRM, donde se registra los datos que se necesita gestionar adecuadamente para convertir la mayor cantidad en ventas, en beneficios para la agencia de viajes y además hacerlo de manera eficiente, productiva.

Puede editar el texto de su sitio web haciendo doble clic en un cuadro de texto de su sitio web. Alternativamente, cuando seleccione un cuadro de texto, aparecerá un menú de configuración en su sitio web. 

Sólo tiene que personalizar algunos de estos conceptos que ya existen como módulos nativos en Zoho CRM; otros tienen que ser creados desde cero. En cualquier caso, adaptar el CRM para el negocio de las agencias de viajes puede ser más o menos duro dependiendo del nivel de precisión con el que se aborde el proyecto de personalización y sobre todo, del grado de automatización que se quiera alcanzar. De todos modos, empezar el proyecto con conceptos bien definidos es un factor clave de éxito.

En primer lugar identificaremos las partes que participan en el negocio. 

1. El cliente potencial.
   
2. La agencia de viajes.
   
3. Los proveedores de servicios turísticos.
   

La agencia de viajes funciona como un intermediario, entre los proveedores de servicios turísticos y los clientes. De aquí que nuestra implementación en Zoho CRM requerirá gestionar las relaciones con los clientes y con los proveedores de estos servicios. 

Es un objetivo de la agencia de viajes, convertir un cliente potencial en un cliente real. Lo cual ocurre desde que se inicia un trato a partir de una oportunidad de viaje. Un cliente cuando es una persona natural puede ser tratado con el módulo Account de Zoho CRM, en cabio cuando el cliente es una organización, entonces se representa con el módulo Account. 

En segundo lugar, nos enfocaremos en los servicios turísticos. Estos se relacionan con los proveedores que los ofrecen y con los clientes que los consumen y pagan por ellos. También están los servicios propios que ofrece la agencia de viaje a los clientes, cuyos ingresos para la agencia pueden ser facturados directamente al cliente, o incluidos como parte de los precios generales de los servicios turísticos. 

El proceso de ventas requiere que se llegue a un acuerdo (Trato) pre-viaje lo más preciso posible entre el vendedor (la agencia de viaje) y el cliente. Lo más usual es que la agencia cotice detalladamente los servicios involucrados, presupuestando los costos que deberán pagar  el cliente y las condiciones en que estos servicios serán prestados. Las fechas, horarios, lugares, deben quedar bien detallados en estas cotizaciones. Si se trata de un paquete combinado de servicios, puede incluirse un itinerario detallado del viaje.

En algún momento de la venta se requiere solicitar al cliente los datos de los viajeros, estos son necesarios tanto para la cotización, las reservaciones con los proveedores y otras tramitaciones.

Hasta aquí hemos visto las siguientes entidades del negocio: 

1. Cliente potencial
   
2. Contactos
3. Cuentas
4. Agencia de viajes
   
5. Proveedor
   
6. Servicios
   
7. Proceso de venta
   
8. Trato
   
9. Viajeros
   
10. Cotización
    
11. Itinerario
    
12. Reservación
    
13. Factura
14. Pago
    

Todas estas entidades han sido implementadas exitosamente para diferentes agencias de viaje y en nuestra solución genérica CRM4 Travel Agency, que se comercializa en Zoho Marketplace.

Durante el proceso de ventas, y luego durante las operaciones, la agencia de viaje realiza un conjunto de actividades más o menos comunes, como las siguientes:

1. Llamadas
   
2. Envíos y revisiones de email
   
3. Reuniones
   
4. Tareas internas
   

Zoho CRM permite planificar estas actividades y asociarlas a las entidades de nuestra primera lista y con ello se implementa su seguimiento. Así, al abrir la vista de un cliente o de una cotización específica, se puede visualizar todo el intercambio de email, las llamadas telefónicas y otras acciones relacionadas, que dan cuenta de cómo ha evolucionado el tratamiento a un tema particular, durante una negociación.

Sobre el tema del seguimiento de actividades Zeus4 lleva muchos años trabajando y tiene experiencias en diferentes industrias, algunas de sus implementaciones pueden verse en sus productos: CRM4 Travel Agency, CRM4 Freight Forwarder v2.0, CRM4 Realtor,  Magaya Extension for Zoho CRM.

Pero estas actividades también permiten la coordinación y el trabajo en equipo.

Cuando en la negociación de un viaje con un cliente participan varios miembros del equipo de venta, ya sea por especialización en determinados servicios o por que se requiera de revisiones y/o aprobaciones de una propuesta, entonces las actividades de ventas se reparten dentro del equipo de ventas. 

Cuando hay un equipo involucrado en las ventas, entonces deben ser abordado problemas relacionados con la responsabilidad y autoridad sobre los datos, así como los derechos a visualizar (o no) determinada información de la agencia. En estos casos se justifica gestionar en el CRM  los siguientes conceptos:

1. Empleados
2. Roles
3. Permisos

Si además estos miembros del equipo están organizados de alguna manera, entonces pueden ser necesarios manejar otros conceptos de agrupamiento como son:

1. Departamentos 
   
2. Grupos
3. Regiones

Un tema más interesante es Cómo usando los mecanismos de Zoho CRM implementar esos conceptos, y como dotarlos de automatización, para luego ser más competitivo  y obtener más ventas. 

Pero si quieres centrarte en ocuparse de su agencia, vender más viajes y no en romperse la cabeza  y dedicar su tiempo implementando un CRM, contacta con nosotros.  Nos ocuparemos de implementarlo. Pondremos nuestro Know how y productos en su organización y así Usted podrá centrarse vender más.

La prioridad fundamental de las agencias aseguradoras es atraer y retener a los clientes. Este objetivo se consigue a través de una buena gestión comercial, tanto a nivel estratégico global del mercado como, sobre todo, estudiando las necesidades particulares de los clientes, la relación y solución de problemas de forma personalizada y eficaz. Contar con un gestor de relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés) para esta tarea es una opción segura y exitosa.

Un CRM 4 seguros es una solución dirigida a las necesidades específicas de corredores y aseguradoras. Cuando un cliente quiere solicitar una póliza de seguros, gracias al CRM, podemos registrar todos los datos y clasificar sus necesidades para completar la venta en función de lo que solicita; además de hacer un seguimiento de su póliza, crear leads para nuevos clientes, y gestionar las ventas de los corredores y aseguradoras de su empresa.

Hay mucha competencia y puede ser difícil ganarse la confianza de los clientes en la industria de seguros. Los corredores y agentes de seguros deben ganarse la confianza y la lealtad de sus clientes, ya sean leads o clientes, al ofrecer una experiencia preferente, al comunicarse según las necesidades de sus clientes y resolver las quejas con rapidez. La importancia de un sistema CRM para las compañías de seguros es obvia, ya que les permite hacer un seguimiento de las oportunidades, organizar y evaluar el acercamiento a los leads y automatizar las actividades. De este modo, la atención se centrará más en la programación de actividades, el contacto con los clientes y la negociación de acuerdos.

Gracias a Zoho CRM, usted puede llegar a los clientes mediante múltiples canales y construir relaciones sólidas. Aproveche la facilidad de programación de los procesos y automatización de los flujos de trabajo, y así, ayudar a su equipo a mantener la eficiencia, la velocidad y la alta calidad del servicio, de manera que sus agentes puedan atraer a más personas. Organice todos sus leads y reclamaciones, automatice las tareas a las personas adecuadas y gestione varias pólizas en un único sistema CRM4 Insurance. Permita que sus agentes cierren tratos y construyan relaciones duraderas mediante potentes funciones de escritorio y móviles.

Zeus4 confía en Zoho CRM. Conocemos este tipo de negocio por nuestra experiencia en la venta de servicios de desarrollo para este tipo de sistemas. Tenemos clara la arquitectura de la información, y las claves para un CRM de seguros, entre las que se encuentran:

• Optimizar las actividades de los vendedores, al dividir los objetivos y las tareas diarias para su desempeño.
  
• Evaluar y organizar nuevas oportunidades de negocio.
  
• Conocer las formas de atraer nuevos clientes potenciales. 
  
• Conocer y recopilar información sobre los clientes.
  
• Prever las estrategias comerciales.
  
• Gestionar una comunicación atenta y en contexto con los clientes.
  
• Diseñar campañas de marketing.
  
• Analizar las pólizas de seguros.
  
• Actividades de seguimiento de la aseguradora.
  

Tenemos un sistema de CRM presentable y disponible para usar; sólo hace falta migrar desde la organización Zoho, siempre que sea virgen. Esta interfaz heredada es personalizable.

Tras la implementación o migración de nuestro sistema personalizado, ofrecemos un seguimiento de desarrollo, ofreciéndole el apoyo y la posibilidad de mejorar su sistema, y añadir nuevas herramientas o funcionalidades, según lo solicite.

No tiene que pagar por adelantado para ver los beneficios de contactarnos, solicite una DEMO y le consultaremos sobre nuestras experiencias.

Para más información, puede visitar nuestra página www.zeus4.com.